Forretningsorden version 0.4

1)      Bestyrelsen mødes efter behov (ca. 10 gange om året). Formanden indkalder til bestyrelsesmøderne. En foreløbig dagsorden udsendes <en uge?> før mødet, bl.a. for at huske medlemmerne på at de skal indsende eventuelle punkter. En endelig dagsorden med alle relevante bilag udsendes <en dag ?> før mødet.

2)      Dagsordenen til bestyrelsesmøderne er bygget op efter følgende skabelon:

1.      formalia

2.      meddelelser

3.      -  ?  Yderligere punkter.

Hermed et eksempel på strukturen af dagsordenen:

1. Formalia – 5 min.

a. Godkendelse af dagsorden

b. Valg af dirigent og referent, bestyrelsen indstiller hhv. Tulle og Lynne

c. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde 0610 d. 8. november (se bilag 1)

2. Meddelelser – 30 min.

a. VIPudvalget (Søren)

b. Ligaudvalget (Sinne)

c. Trænerudvalget (Heidi)

d. Ungdomsudvalget (Just)

e. Klubhus- og festudvalget (Stine)

f. IT-udvalget (Jais)

g. Kommunikationsudvalget (Søren)

h. Baneudvalget (Mads)

i. Sponsorudvalget (Mads)

j. Stævneudvalget (Lynne)

k. Materialeansvarlig (Lynne)

l. DørVIP-ansvarlig (Johannes)

m. Medlemsansvarlig (Flemming)

n. Kasseren (Tulle)

o. Formanden (Just)

p. Forbundet (Mads)

3.- 7. … yderligere punkter

 

8. Næste møde

9. Eventuelt

 På hvert punkt sættes en vejledende varighed af hensyn til dirigenten.

3)      Bestyrelsen kan kun foretage beslutninger omkring punkter, der fremgår af dagsordenen. For beslutningspunkter bør personen, der rejser sagen, også give en indstilling til en beslutning (for at undgå at bestyrelsen bruger tid på sagsbehandling frem for ledelse). Hvis en sag rejses af et udvalg, bør den så vidt muligt være gennemarbejdet, så et enigt udvalg kan komme med en indstilling (evt. kan der også ligge en mindretalsindstilling).

4)      Der udarbejdes referat for hvert møde, og dette rundsendes til bestyrelsen på bestyrelsens mailgruppe.

5)      Det tilstræbes, at det ikke er formanden der er dirigent.

6)      Det tilstræbes at tilbagevendende opgaver, samt opgaver der er mulige at afgrænse, placeres i et udvalg eller ved en kontaktperson. Beslutningskompetencen placeres også høj grad i udvalgene, men bestyrelsen har selvfølgelig formelt set det sidste ord.

7)      For at sikre bestyrelsen føling med de enkelte udvalg, og for at sikre udvalgene en direkte kontakt til bestyrelsen, inviteres udvalgsformænd og kontaktpersoner til at deltage i bestyrelsesmøderne, samt til at deltage i bestyrelsens mailgruppe på lige fod med resten af bestyrelsen. Bestyrelsen kan desuden også vælge at tilbyde enkelte andre relevante personer at deltage i det løbende bestyrelsesarbejde.     Der vil i praksis være et stort sammenfald mellem bestyrelsesmedlemmer og udvalgsformænd, der er dog principiel forskel i deres forpligtelser, idet udvalgsformanden kun forventes at bidrage inden for et klart afgrænset område, hvorimod bestyrelsesmedlemmerne i højere grad forventes at påtage sig diverse ad hoc opgaver.

8)      Suppleanter til bestyrelsen kan vælge at deltage i bestyrelsesarbejdet på lige fod med udvalgsformænd og bestyrelsen, eller de kan vælge at holde sig uden for indtil de evt. træder ind i bestyrelsen.

9)      Forud for hvert bestyrelsesmøde rundsender udvalgsformænd og kontaktpersoner så vidt muligt en status for deres område, så dagsordenens punkt 2 kan klares hurtigt på selve mødet. Det er ikke nødvendigt at gentage denne orientering mundtlig på mødet. Orienteringen bør også offentliggøres på hjemmesiden under det enkelte udvalg, i det omfang indholdet tillader dette.

10)  Hvis bestyrelsesmødet strækker sig ind hen over middagstid vil der normalt være middag. Om vinteren vil der tit være spisning. Om sommeren vil der være en del kortere møder uden spisning. På indkaldelsen til det enkelte møde orienteres om mødet er med eller uden spisning.

11)  Bestyrelsen fordeler en række opgaver mellem sig:

a)      Indkalde og sætte dagsorden til bestyrelsesmøderne.

b)      Repræsenterer foreningen udadtil (talsmand).

c)       Kontaktperson til Århus 1900, DGI, idrætssamvirket, Jomsborg, DIF og DVBF/MVBK.

d)      Ajourfører bestyrelsens årsplan.

e)      Koordinerer nøglefordelingen, specielt nøgleindsamlingen om efteråret.

f)        Dirigent på bestyrelsesmøder.

g)      Udarbejder bestyrelsesberetning til generalforsamlingen.

Desuden er der følgende opgaver, der følger bestyrelsesposterne:

Formand:

·          Koordinerer bestyrelsens arbejde.

·          (Repræsenterer foreningen udadtil).

·          Deltager i formandsmøder i Århus 1900.

Kasserer:

·          Ansvarlig for ABC’s regnskab.

·          Koordinerer udarbejdelsen af budget.

·          Sørger for udbetalinger.

·          Godkender fakturaer til kontering.

Sekretær:

·          Fører referat på bestyrelsesmøderne.

·          Udsender referatet senest 14 dage efter møderne

12) Bestyrelsen valgt i 2007 har valgt følgende ændret uddelegering af opgaver:

Lynne (sekretær) indkalder til bestyrelsesmøderne, og sørger i den forbindelse for udsendelse af dagsorden med bilag.

Lynne er kontaktperson til Jomsborg.

Lynne er reserve-kontaktperson til Århus 1900.

Senest revideret og godkendt af bestyrelsen d. 17/4-2007